✍️ INFORMACIÓN SOBRE FIRMA ELECTRÓNICA

Sistema de Firma Digital de Inser Sevilla SL

Última actualización: 22/02/2026

1. TIPO DE FIRMA UTILIZADA

Este sistema utiliza firma electrónica simple según lo establecido en:

Reglamento eIDAS (UE) 910/2014 del Parlamento Europeo
Ley 6/2020 reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza

ℹ️ ¿Qué es firma electrónica simple?
Es un método de autenticación que permite identificar al firmante y manifestar su consentimiento sobre el contenido firmado, mediante datos en formato electrónico (firma manuscrita digitalizada + datos técnicos de verificación).

2. VALIDEZ LEGAL

La firma electrónica simple tiene plena validez legal para documentos internos de la empresa según el artículo 25.1 del Reglamento eIDAS:

"Una firma electrónica no se denegará efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales por el mero hecho de estar en formato electrónico o de no cumplir los requisitos de la firma electrónica cualificada."

Nuestro sistema es apropiado para:

Documentos laborales internos
Circulares y comunicaciones empresariales
Recibos de entrega de material y uniformes
Confirmación de períodos de vacaciones
Documentación de bajo y medio riesgo

3. MÓDULOS DONDE SE UTILIZA

El sistema de firma electrónica se utiliza en los siguientes módulos:

📄 1. Subir Documentos

Firma de documentos genéricos subidos por el departamento administrativo (contratos internos, políticas, anexos, etc.)

📢 2. Gestión de Circulares

Confirmación de recepción y lectura de circulares informativas de la empresa

🔧 3. Gestión de Materiales y Uniformes

Recibos de entrega de material de trabajo, herramientas, equipos de protección individual (EPIs) y uniformes

🏖️ 4. Gestión de Vacaciones

Confirmación de períodos de vacaciones asignados y aceptación de fechas

4. QUÉ SE REGISTRA AL FIRMAR

Cuando firmas un documento electrónicamente en cualquiera de los 4 módulos, el sistema registra automáticamente:

Tu firma manuscrita digitalizada (trazo dibujado en pantalla)
Fecha y hora exacta sincronizada con hora.roa.es (Real Observatorio de la Armada)
Tu identificación: Nombre completo y DNI/NIE
Dirección IP desde donde firmaste
Tipo de dispositivo: Móvil, tablet, ordenador (modelo y sistema operativo)
Navegador utilizado
Ubicación GPS (solo para algunos módulos según aplique)
Hash SHA-256: Huella digital única del documento original
Hash SHA-256 del documento firmado: Huella digital del PDF con firma incrustada
Confirmación de lectura: Timestamp de cuando marcaste el checkbox confirmando que leíste el documento
Servidor NTP usado: Para certificación temporal

5. INTEGRIDAD DEL DOCUMENTO - HASH SHA-256

Utilizamos tecnología de hash criptográfico SHA-256 para garantizar que los documentos firmados no puedan ser modificados después de tu firma. Esto protege tanto a la empresa como a ti como empleado.

🔒 ¿Cómo funciona?

Paso 1: Cuando abres un documento, el sistema calcula un "hash" (huella digital única) del archivo original.
Paso 2: Después de firmar, se genera un PDF con tu firma incrustada y se calcula otro hash de este documento firmado.
Paso 3: Ambos hashes se guardan en la base de datos de forma permanente.
Paso 4: En cualquier momento se puede verificar que el documento no ha sido alterado comparando el hash actual con el guardado.

Beneficios para ti:

Nadie puede modificar un documento después de que lo hayas firmado
Tienes prueba digital inmutable de lo que firmaste
Protección legal ante posibles alteraciones fraudulentas

6. TUS DERECHOS COMO FIRMANTE

Al utilizar este sistema de firma electrónica, tienes derecho a:

Recibir copia automática: Recibes por email una copia del documento firmado inmediatamente después de firmar
Solicitar verificación de integridad: Puedes pedir en cualquier momento que se verifique que el documento no ha sido alterado
Obtener certificado de evidencia: Puedes solicitar un certificado digital con todos los datos técnicos de tu firma
Acceder a tus documentos firmados: Tienes acceso a todos los documentos que has firmado
Conservación durante plazo legal: Guardamos tus documentos durante el período legal correspondiente según tipo de documento

7. AUTENTICACIÓN - TU RESPONSABILIDAD

Para firmar documentos, utilizas tu DNI/NIE y contraseña personal del sistema.

⚠️ IMPORTANTE:
Eres responsable de mantener tus credenciales de acceso seguras y confidenciales. No compartas tu DNI y contraseña con nadie. Cualquier firma realizada con tus credenciales se considera realizada por ti.

8. TIMESTAMP CERTIFICADO CON NTP

Todos los timestamps (marcas de tiempo) de las firmas están sincronizados con hora.roa.es, el servidor de tiempo oficial del Real Observatorio de la Armada Española.

Esto garantiza:

Exactitud temporal de la firma con precisión de milisegundos
Imposibilidad de manipular la fecha/hora de firma
Validez legal del timestamp en caso de disputas
Sincronización cada hora automática del sistema

9. PROCESO DE FIRMA PASO A PASO

Cuando recibes un documento para firmar:

Recibes un email con enlace seguro al documento
Abres el enlace → Sistema registra timestamp de apertura
Lees el documento completo (PDF visualizable en pantalla)
Marcas el checkbox confirmando que lo leíste → Sistema registra timestamp de confirmación
Dibujas tu firma en el recuadro con dedo o mouse
Presionas "Firmar" → Sistema registra todos los datos técnicos
Recibes confirmación y copia del PDF firmado por email

10. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos firmados se conservan durante los siguientes plazos legales:

Documentos laborales generales: 4 años (según Estatuto de los Trabajadores)
Documentos de prevención de riesgos: Mínimo 5 años
Entregas de material/uniformes: 4 años
Circulares informativas: 2 años

11. SEGURIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

Tus firmas y documentos están protegidos mediante:

Conexión cifrada SSL/TLS
Base de datos con acceso restringido
Backup diario automático
Hash SHA-256 para verificación de integridad
Logs de auditoría de todos los accesos
Cumplimiento total con RGPD

12. CONTACTO Y SOPORTE

Para cualquier duda sobre el sistema de firma electrónica:

📧 Correo electrónico: info@insersevilla.es

📞 Teléfonos: 954 81 66 61 / 696 92 19 32

📍 Dirección: C. Industria, 3, 41927 Mairena del Aljarafe, Sevilla

🌐 Web: https://insersevilla.es

🕐 Horario de atención: Lunes a Viernes, 9:00 - 18:00

Última actualización: 22/02/2026
Versión: 1.0 - Enero 2025
Sistema conforme a Reglamento eIDAS (UE) 910/2014 y Ley 6/2020

← Ir al Panel de Empleados